Aanleiding
Binnen de vereniging kostte terugkerend werk onevenredig veel tijd. Niet door gebrek aan inzet, maar doordat informatie op tien plekken stond en processen in hoofden van enkele mensen zaten. De eerste vraag was simpel: waar gaat de tijd naartoe?
Herkenbare problemen
- Documenten op persoonlijke apparaten
- Media verspreid over telefoons en mappen
- Losse communicatiekanalen
- Sponsorcontracten op verschillende plekken
- Handmatig steeds opnieuw documenten maken
- Processen afhankelijk van enkele vrijwilligers
Ontwerpprincipes
Eerst het probleem, dan de functie
Elke functie begon bij een handeling die te veel tijd kostte, niet bij een technische mogelijkheid.
Eén bron, meerdere uitkomsten
Informatie wordt één keer vastgelegd en daarna hergebruikt in website, communicatie en documenten.
Rol boven persoon
Taken en rechten hangen aan een rol, zodat overdracht geen zoektocht meer is.
Eerlijk over wat af is
Functies in ontwikkeling worden als zodanig gemarkeerd, ook binnen de club.
Gekozen oplossingen
- Centrale clubomgeving
- Mediatheek
- Gekoppelde communicatie
- Contracttemplates
- Centraal sponsorbeheer
- Taken en eigenaarschap
- Overdraagbare kennis
- Geïntegreerde trainings- en wedstrijdomgeving
Processen
- 01Nieuwsbericht schrijven, controleren en publiceren naar meerdere kanalen
- 02Sponsorpakket kiezen, contract genereren en de looptijd bewaken
- 03Trainingsplanning met aanwezigheid en gedeelde trainingsvormen
- 04Wedstrijdvoorbereiding met selectie, opstelling en evaluatie
- 05Documenten en beleid centraal met rechten en versies
Screenshots
Clubomgeving
We laten deze omgeving live zien tijdens een persoonlijke demo.
Mediatheek
We laten deze omgeving live zien tijdens een persoonlijke demo.
Sponsorbeheer
We laten deze omgeving live zien tijdens een persoonlijke demo.
Trainingsomgeving
We laten deze omgeving live zien tijdens een persoonlijke demo.
Geleerde lessen
De grootste winst zat niet in nieuwe functies, maar in het weghalen van handelingen. Zodra documenten, media en afspraken op één plek stonden, verdwenen veel vragen vanzelf. Ook bleek eerlijkheid over de status van functies belangrijk: vrijwilligers vertrouwen een platform dat duidelijk maakt wat al werkt en wat nog komt.
Vervolgstappen
De trainings- en wedstrijdomgeving en de gekoppelde communicatie worden verder uitgewerkt in de pilot. Resultaten en cijfers publiceren we pas wanneer ze aantoonbaar zijn; we tonen geen geschatte besparingspercentages.
